Note sul Convegno “Attività ispettiva e procedimento disciplinare”
Lo scorso 8 novembre l’Associazione Sindacale dei Notai della Lombardia ha promosso un convegno sul tema dell’attività ispettiva e del procedimento disciplinare. Un argomento da sempre particolarmente sentito tra i notai, come ha dimostrato l’affluenza, ancor più in queste settimane che precedono l’entrata in vigore del Codice Deontologico recentemente modificato.
Sono stati invitati a intervenire il Presidente della Commissione Amministrativa Regionale di Disciplina (Co.Re.Di.) della Lombardia, Alberto Massimo Vigorelli, la Sovraintendente all’Archivio Notarile Distrettuale di Milano, Francesca Miceli, e il Presidente del Consiglio Notarile di Milano, Enrico Maria Sironi.
Ha moderato gli interventi il Presidente uscente dell’Associazione, Antonio Teti, che fin dalle prime battute ha evidenziato il delicato ruolo della Co.Re.Di. in un ambito al quale i colleghi notai si approcciano non senza inquietudine.
D’altra parte, l’incontro che si è tenuto era qualcosa di raro, non essendo scontato che l’organo disciplinare, in tale sede rappresentato dal Presidente Vigorelli, accettasse di esprimersi al di fuori della propria sede istituzionale.
Proprio il Presidente Vigorelli ha espresso, fin da subito, sincero apprezzamento nei confronti del sistema disciplinare notarile vigente, come riformato dal D.Lgs. 249/2006 con l’istituzione delle Commissioni Regionali Disciplinari (Co.Re.Di.), in cui vengono messe insieme la terzietà del giudicante – dato che la presidenza delle commissioni è affidata a magistrati – e specifiche competenze in materia notarile – data la necessaria presenza, all’interno di ciascuna commissione, di componenti interni.
Ha proseguito indicando brevemente alcuni numeri dei procedimenti disciplinari adottati finora e la casistica più frequente di comportamenti sanzionabili o di errori formali contenuti negli atti soggetti a ispezione.
Tra i primi, i più comuni sono la tardiva vidimazione del repertorio e il mancato raggiungimento del numero di crediti formativi richiesto annualmente a ciascun notaio.
Tra gli errori formali contenuti negli atti ispezionati, invece, i più comuni risultano essere l’omessa dichiarazione di conformità catastale di cui all’Art. 29, comma 1-bis, della Legge 27 febbraio 1985, n. 52, le rinunce a eredità fatte dichiarare per scrittura privata autenticata, le vendite con previsione di usufrutto successivo, le clausole compromissorie viziate da nullità in ambito societario, gli acquisti di immobili da parte di cittadini stranieri senza previa verifica della sussistenza della reciprocità.
Con riferimento all’omessa dichiarazione della conformità catastale, durante il Convegno è stato più volte segnalato, in linea con la giurisprudenza di legittimità, che la responsabilità del notaio che abbia ricevuto un atto affetto da una causa di nullità, non viene meno nonostante egli abbia proceduto a un successivo atto di conferma.
Dal contributo del Presidente Vigorelli, è emerso che le sanzioni di sospensione e destituzione, tuttavia, sono finora state inflitte a comportamenti deontologicamente scorretti, gravi e talvolta odiosi, in quanto contrari ai doveri che connotano l’ufficio notarile (per esempio, la terzietà), o sintomatici di slealtà verso gli altri colleghi, o finanche compiacenti verso intermediari (con omaggi a favore degli stessi) fino ad arrivare a rari casi di circonvenzione di incapaci.
Nonostante il sistema sia stato definito più volte durante il Convegno un sistema efficace, non sono mancati spunti di riflessione e auspici in ulteriori interventi normativi. Auspicati, per esempio, sono risultati l’intervento legislativo in tema di rimborso delle spese sostenute dai consigli notarili nell’ambito dei procedimenti disciplinari, nonché in tema di revisione del sistema sanzionatorio.
Con riferimento al sistema sanzionatorio, in particolare, è stato fatto notare come la sanzione prevista per la maggior parte delle violazioni è la sospensione. Quest’ultima, tuttavia, è una sanzione considerata grave, precludendo al notaio l’esercizio della propria funzione e, di conseguenza, comportando l’impossibilità di conseguire guadagni a copertura dei costi del proprio ufficio. Tale circostanza ha fatto sì che le commissioni abbiano inteso comminare tale sanzione in casi gravi, ricorrendo piuttosto ad attenuanti, al fine di poter comminare sanzioni pecuniarie in luogo della sospensione.
Riprendendo la disamina, avviata dal Presidente Vigorelli, dei casi più comuni in cui il notaio rischia di incorrere in sanzioni, la Sovraintendente Miceli ha enunciato come, dall’attività ispettiva, gli Archivi Notarili abbiano più volte riscontrato il mancato rispetto dell’obbligo di conservazione (materiale) degli atti da parte del notaio, nonché un uso talvolta imprudente dell’atto di conferma ex art. 59bis della Legge Notarile.
Con riferimento alla verifica della regolare tenuta degli atti, l’attività ispettiva dell’Archivio Notarile non può, infatti, prescindere da un controllo anche sull’integrità fisica degli atti e dei repertori mentre, con riferimento all’atto di conferma ex art. 59bis della Legge Notarile, la Sovraintendente ha accennato a casi in cui è stato particolarmente difficile comprendere, dalla sola lettura dell’atto di conferma, il processo logico del notaio dichiarante.
A conclusione del suo intervento, il Presidente della Co.Re.Di. Lombardia ha voluto in ogni caso fare notare che la maggioranza dei notai non incorre in sanzioni, né lievi né gravi e ha aperto un ulteriore spunto di riflessione, accennando alla digitalizzazione, tema che avrà di certo conseguenze negli ambiti della responsabilità professionale e disciplinare del notaio.
La Sovraintendente all’Archivio Notarile Distrettuale di Milano, Francesca Miceli, ha offerto una disamina della fase di avvio dei procedimenti disciplinari, ricordando ai presenti che il potere di vigilanza degli Archivi Notarili è limitato alle risultanze delle ispezioni ordinarie e biennali su atti e repertori dei notai, a differenza del potere di vigilanza più generale riconosciuto ai Presidenti dei Consigli Notarili distrettuali e alle Co.Re.Di.
Nell’excursus, la Sovraintendente ha accennato al principio dell’obbligatorietà dell’avvio del procedimento disciplinare, ribadendo che il procedimento disciplinare non nasce con il verbale ispettivo, che ha natura di mero atto ricognitivo prodromico alla ricostruzione dell’infrazione, in quanto vi vengono descritti dei fatti, ma non vengono ancora contestati al notaio. E’ solo con la contestazione degli addebiti, rivolta al notaio dal Presidente della commissione di disciplina, che si ha, infatti, l’avvio del procedimento disciplinare.
Infine, la Sovraintendente Miceli ha denunciato una grave carenza del personale degli Archivi Notarili, circostanza che ha necessariamente compresso il controllo su ogni singolo atto del notaio soggetto a ispezione, lasciando maggior rilevanza al controllo della regolare tenuta del repertorio, comunque sintomatica di uno svolgimento ordinato o meno dell’attività notarile.
Sul punto, il Presidente del Consiglio Notarile di Milano, Enrico Maria Sironi, ha espresso comprensione nei confronti dell’Archivio Notarile e ha dichiarato che il Consiglio Notarile sta pensando di prendere un’iniziativa rivolgendosi direttamente al Ministero.
Ha così proseguito il Presidente Sironi che, ripercorrendo gli excursus dei precedenti interventi sulle casistiche più frequenti di comportamenti sanzionabili, ha indicato, tra questi, anche le richieste di differimento del termine di consegna degli originali per l’ispezione e la “rilassatezza” nei tempi di esecuzione delle formalità (trascrizione, registrazione, deposito al registro imprese).
Tali comportamenti sono stati dichiarati, dallo stesso Presidente, evitabili da parte dei colleghi, tenuto conto – quanto al primo caso, per esempio – che la data di consegna viene loro indicata con largo anticipo e non a ridosso della chiusura del biennio soggetto a ispezione.
Il Presidente Sironi, infine, ha illustrato ai presenti le modifiche più salienti apportate al Codice Deontologico, sottolineando come il testo abbia, quale primaria funzione, quella di tutelare gli interessi dei clienti. Per tale presentazione si rinvia al contributo del Presidente, già pubblicato su questa Rivista.
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