Lingua delle riunioni collegiali e della loro verbalizzazione
Il dibattito sulla necessaria sottoscrizione del Presidente dell’Assemblea (o della riunione consiliare), quando il verbale è formato dal notaio per atto pubblico sembra aver trovato da tempo una sua soluzione.
Non è questo il luogo per ripercorrere il percorso compiuto da dottrina e giurisprudenza, ma è utile sottolineare come il Notariato, nelle sue varie componenti, abbia da tempo acquisito a patrimonio che la forza dell’atto pubblico rende superflua la sottoscrizione del Presidente, rendendo autosufficiente la verbalizzazione notarile.
Piace ricordare come uno dei precursori di questo dibattito sia stato uno degli storici redattori di Federnotizie, Luigi Augusto Miserocchi, nel suo “La verbalizzazione nelle società per azioni” risalente al 1969, e come la dottrina si sia ben volentieri allineata alla posizione di Miserocchi anche se, ai nostri fini e per stemperare le polemiche interne alla categoria, è utile ricordare le posizioni in vario modo ufficiali che hanno “bollinato” questa soluzione.
Nel 2004, poco dopo che la riforma del diritto societario, col nuovo articolo 2375, aveva tolto ogni dubbio sulla legittimità del cosiddetto “verbale differito” (in realtà ogni verbale è per sua natura differito essendo la documentazione di un fatto già accaduto) la Commissione per i Principi Uniformi in tema di Società istituita dal Consiglio Notarile di Milano, con le massime 45 e 46 aveva avuto modo di affermare la validità del verbale sottoscritto dal solo notaio, individuando quindi nel verbale notarile un atto pubblico senza parte[1].
Nel 2011, la Commissione Studi di Impresa del Consiglio Nazionale del Notariato approvava un ponderoso studio sul Presidente dell’assemblea (il 70/2009/I a firma di Carlo Alberto Busi [.PDF]) il cui quinto paragrafo era in parte dedicato alla sottoscrizione del verbale. Le conclusioni cui giunge la Commissione sono nette “Il presidente dell’assemblea è sì il soggetto la cui presenza è necessaria per l’espletamento dei compiti affidatigli dal legislatore per la conduzione dell’assemblea, ma la sua sottoscrizione non è necessaria, spettando al notaio rogante, quale pubblico ufficiale, la stesura del verbale, atto personalissimo, con cui egli dà conto di ciò che si è svolto in sua presenza e non di dichiarazioni negoziali necessitanti della sottoscrizione di chi le rende. Una conferma di quanto appena affermato sembra derivare dalla nuova dizione dell’art. 2379, c.c., che prevede, si ritiene per l’assemblea ordinaria, la sottoscrizione del presidente del consiglio di amministrazione o del presidente del consiglio di sorveglianza quale equivalente della sottoscrizione del presidente dell’assemblea, ovvero che prevede la possibile sottoscrizione del verbale da parte di soggetti che potevano non essere presenti in assemblea, vista l’assenza di un obbligo legale in tal senso. In altre parole, la sottoscrizione di tali soggetti sembra essere un semplice “visto per imputazione” alla società del verbale, quale documento rappresentativo di un evento assembleare della società medesima, l’imprimatur della società ad un documento ad essa riferito ma redatto da soggetto alla medesima estraneo, ossia il segretario dell’assemblea. Pertanto, se la ratio della sottoscrizione dei vertici dell’organizzazione sociale è quello di attestare la riferibilità del verbale, quale esso sia, alla società, in quanto rappresentativo di un fatto (l’assemblea) veramente proprio di essa, ne emerge con tutta evidenza la superfluità rispetto ad un verbale notarile, il cui contenuto, a cominciare dall’esistenza della vicenda assembleare e della sua appartenenza ad una specifica società, è coperto da pubblica fede fino a querela di falso”.
Esplicitamente lo studio inquadrava il verbale sottoscritto dal solo notaio quale atto senza parti.
Non diversamente conclude la Commissione Società del Comitato Regionale Triveneto la quale, con l’orientamento A.A.12, pubblicato nel settembre del 2022, ancor più nettamente afferma “I verbali di constatazione, come quelli relativi alle delibere degli organi collegiali di società o alle determine dei loro organi monocratici, redatti da notaio nella forma dell’atto pubblico sono atti senza parti, i medesimi non richiedono pertanto l’intervento necessario di alcun comparente né la sottoscrizione da parte di soggetti ulteriori e diversi rispetto al pubblico ufficiale accertante i fatti verbalizzati.
La particolare efficacia probatoria prevista dall’art. 2700 c.c. di detti atti, infatti, è riferita unicamente alle attestazioni fatte dal pubblico ufficiale.
Non è tuttavia inibito al notaio verbalizzante di costituire in atto determinati soggetti, quali il presidente di un’assemblea o tutti i soci in essa intervenuti, ma anche in tal caso il verbale rimane atto senza parti per cui l’eventuale mancato rispetto dei formalismi previsti della Legge notarile per gli atti con l’intervento di parti non ne inficia la validità.”
La posizione del Comitato Triveneto non ha in sé alcun elemento di novità rispetto alle posizioni già consolidate, ma si può notare un salto di qualità nel percorso descrittivo del fenomeno, salto che ci porta direttamente nel periodo emergenziale appena terminato e in quello, a regime, post emergenziale.
Nelle motivazioni che corredano la massima milanese del 2004, sopra riportate in nota, si correla il potere/dovere del notaio di procedere alla verbalizzazione per il caso in cui il presidente “non possa o non voglia sottoscrivere il verbale, nel qual caso – alla luce della comune prassi di raccogliere la sottoscrizione del presidente – può ritenersi opportuno che si faccia menzione, nel verbale, delle cause della mancata sottoscrizione.”
Nello studio 70/2009/I il titoletto dedicato alla sottoscrizione del verbale conteneva la precisazione “In particolare il rifiuto del presidente di sottoscrivere il verbale”.
L’orientamento Triveneto A.A.12 inverte per la prima volta il rapporto regola eccezione qualificando i verbali quali atti senza parti per i quali tuttavia non è inibito al notaio costituire in atto determinati soggetti (solitamente il presidente dell’assemblea)”
È un salto di qualità legato al periodo COVID, alla legislazione emergenziale e al mutamento nelle abitudini che ne è conseguito non solo sul piano professionale.
La prosecuzione della normale attività della società nel periodo emergenziale è stata garantita dall’articolo 106 comma 7 del decreto-legge 17 marzo 2020, dalla sua conversione in legge e dalle successive proroghe per effetto della possibilità di intervenire in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione anche “anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie”. Il perimetro della massima estensibilità dell’utilizzo della teleconferenza, ove consentito dallo statuto (e quindi a prescindere dalla deroga emergenziale) era invece stato tracciato pochi giorni prima, e quindi sempre per rispondere alle esigenze dettate dall’emergenza, dalla massima 187 della commissione milanese.
Le successive massime 200 di Milano, 82/2022 di Firenze [.PDF] e infine lo studio della Commissione Studi di Impresa de Consiglio Nazionale del Notariato 41-2023/I a firma Giuseppe Ferri e Jacopo Sodi, altro non hanno fatto che esplorare le possibilità statutarie di massimo utilizzo della teleconferenza per venire incontro alle richieste delle società che nel frattempo ne avevano apprezzato i vantaggi (riduzione dei tempi e degli spostamenti, maggior coinvolgimento di soggetti dislocati in altri luoghi, minor utilizzo delle deleghe, facilità di condivisione di documenti etc.) constatando la quasi totale assenza di controindicazioni. Quella che era un’eccezione legata ad un fenomeno patologico (il presidente cui capita un accidente o che si rifiuta di sottoscrivere il verbale) è diventata una regola che consente al notaio di procedere alla verbalizzazione, anche complessa, senza far attendere la parte o farla ritornare o, addirittura, di completare la verbalizzazione senza aver mai incontrato il presidente, consentendo di produrre gli adempimenti i tempi più rapidi. Di verbali firmati dal Presidente della riunione se ne vedrà sempre meno.
Chiusa questa lunghissima premessa, alla luce di quanto ormai acquisito è prezioso recuperare un’affermazione, che all’epoca poteva apparire meno importante contenuta nelle massime milanesi 45 e 46.
“Nel caso in cui gli interventi in assemblea siano svolti in una lingua non compresa dal verbalizzante, essi dovranno essere tradotti in modo da assicurare al soggetto verbalizzante la comprensione dell’intervento, senza però vincoli formali, non applicandosi al verbale gli artt. 55, 56 e 57 della legge notarile.”
Secondo la commissione milanese quindi non si applicano al verbale assembleare le norme che impongono la presenza dell’interprete quando il notaio non conosca la lingua straniera (a ciò potendosi “ovviare con qualsiasi sistema di traduzione che presenti un sufficiente grado di affidabilità”) e a quelle di più rara applicazione riguardanti chi è privo dell’udito o della parola.
In questa affermazione ne è però contenuta una non esplicitata (forse perché più scontata). Le riunioni collegiali possono tenersi anche interamente in una lingua diversa da quella italiana ed il verbale può essere redatto dal notaio direttamente in lingua italiana sia se essa sia conosciuta dal presidente sia che non lo sia.
Caso questo straordinariamente diffuso nelle multinazionali o comunque nelle società con partecipazione di soggetti di diverse nazioni nelle quali, è ciò che di fatto accade, la lingua “sociale” è spessissimo l’inglese.
Alla straordinaria duttilità e comodità del verbale sottoscritto dal solo notaio che sta via via prendendo il sopravvento sul verbale “tradizionalmente” sottoscritto anche dal presidente si aggiunge quindi anche il vantaggio dell’emancipazione dalle ormai obsolete norme della legge notarile sulla lingua degli atti[2].
Resta affidata alla sensibilità del notaio l’opportunità di dar conto nel verbale della lingua utilizzata nel corso della discussione, dell’eventuale ausilio forniti dalle parti. La costituzione in atto di un presidente dell’assemblea richiederà, ove necessario, il rispetto delle disposizioni contenute degli articoli 54 e 55 della Legge Notarile, ricordando la lettura evolutiva di queste norme contenuta nell’articolo di Giovanni Liotta pubblicato su questa rivista il 30 giugno 2021.
Note
[1] Si riporta uno stralcio della motivazione della massima 45: “Quando il verbale è redatto con atto notarile, tuttavia, l’art. 2375, comma 1°, c.c. (ed ora anche l’art. 2379, comma 3°, c.c.), non diversamente da quanto avveniva prima della riforma, si presta ad essere letto – alla luce della “ratio” dell’intervento del notaio e della funzione dal medesimo svolta – nel senso della sufficienza della sottoscrizione notarile in ordine alla validità del verbale e della delibera. Si è infatti più volte osservato che la logica dell’intervento notarile nell’assemblea straordinaria è riposta nella garanzia di una ricostruzione documentale imparziale del fatto assembleare nell’interesse generale (della società, di tutti i soci, dei terzi variamente interessati), una ricostruzione documentale dotata dell’efficacia di piena prova che mal si presta ad essere condizionata nel suo venire ad esistenza e nella determinazione del suo contenuto da un soggetto tutt’altro che imparziale (in quanto nominato dai soci di maggioranza) quale di norma è il presidente dell’assemblea (e, ora, gli altri soggetti menzionati dall’art. 2379, comma 3°, c.c.). Donde la deduzione che il verbale notarile è in realtà un atto pubblico senza parte, nel senso che non vi è alcun soggetto (tanto meno l’assemblea complessivamente considerata, che in sostanza si risolverebbe nella sua interna maggioranza) che, a fatti svolti, possa “disporre” della relativa verbalizzazione notarile, impedendone la realizzazione (in assoluto o in modo non conforme ai propri desideri) attraverso la negazione della propria sottoscrizione. Il notaio incaricato della redazione del verbale ha perciò il potere/dovere di procedervi quand’anche il presidente dell’assemblea (o altro soggetto di cui all’art. 2379, comma 3°, c.c.) non possa o non voglia sottoscrivere il verbale, nel qual caso – alla luce della comune prassi di raccogliere la sottoscrizione del presidente – può ritenersi opportuno che si faccia menzione, nel verbale, delle cause della mancata sottoscrizione.”
[2] Si rinvia a “Stipulare in una lingua UE: si può?” di Giovanni Liotta, pubblicato su Federnotizie il 30 giugno 2021.
L’articolo Lingua delle riunioni collegiali e della loro verbalizzazione sembra essere il primo su Federnotizie.
