PRINCIPI DI DEONTOLOGIA
PROFESSIONALE DEI NOTAI

INDICE

PREAMBOLO

TITOLO I – I PRINCIPI FONDAMENTALI

CAPO I – Della funzione pubblica e della vita privata

CAPO II – Della pubblicità

CAPO III – Del luogo di attività

Sezione I – Della sede e dello studio

Sezione II – Dell’ufficio secondario e del rapporto con lo studio

CAPO IV – Delle associazioni tra notai

TITOLO II – DEI RAPPORTI PROFESSIONALI

CAPO I – Dei rapporti interni

Sezione I – Dei rapporti con i colleghi

Sezione II – Dei rapporti con il Consiglio notarile

Sezione III – Dei rapporti derivanti dalla partecipazione agli organi di categoria e alle commissioni regionali di disciplina

Sezione IV – Dei componenti i Consigli notarili distrettuali

Sezione V – Dei rapporti con il Consiglio Nazionale del Notariato e con la Cassa Nazionale del Notariato

Sezione VI – Dei rapporti con le assicurazioni di categoria

Sezione VII – Dei rapporti con praticanti, tirocinanti, collaboratori e dipendenti

CAPO II – Dei rapporti esterni

TITOLO III – DELLA PRESTAZIONE

CAPO I – Dell’incarico

Sezione I – Dell’astensione

Sezione II – Della formalizzazione dell’incarico

Sezione III – Del preventivo

Sezione IV – Dell’assunzione dell’incarico

CAPO II – Dell’esecuzione

Sezione I – Della personalità, qualità e segretezza

Sezione II – Dell’imparzialità

Sezione III – Della lealtà fiscale

CAPO III – Dell’atto notarile

CAPO IV – Delle dismissioni

CAPO V – Dell’affidamento di somme e della separazione contabile

 

 

PRINCIPI DI DEONTOLOGIA PROFESSIONALE DEI NOTAI
(PROPOSTA)

Testo aggiornato, approvato dal Consiglio Nazionale del Notariato con deliberazione n. […] del […]. (in G. U. n. […] del […])

PREAMBOLO

I principi contenuti nel presente codice definiscono il modello comportamentale del notaio finalizzato ad assicurare, nel corretto esercizio della funzione notarile e nell’interesse dello Stato e degli utenti, che:

siano fornite le più complete informazioni in relazione al contenuto delle prestazioni richieste o di quelle eventualmente prospettate dal notaio in relazione al caso concreto, così da poter beneficiare appieno anche della funzione antiprocessuale del notaio;
la prestazione concordata, in conseguenza dell’indagine della volontà delle parti e della funzione di adeguamento, sia svolta secondo standard di qualità propri della stessa;
al contenuto della prestazione richiesta dall’utente non difetti in alcun modo:

*la corretta funzione di certificazione (pubblica fede);

*il corretto controllo di legalità;

*il corretto controllo di legittimazione;

*la corretta formazione del titolo in funzione della sua possibile efficacia quale titolo esecutivo;

*la corretta funzione “omologatoria” relativamente agli atti per i quali è prevista;

*la corretta e tempestiva esecuzione degli adempimenti conseguenti agli atti ricevuti o autenticati ovvero agli altri incarichi ricevuti, con conseguente idonea implementazione dei dati inseriti nei pubblici registri;

*la riscossione ed il tempestivo pagamento delle imposte, tasse e diritti dovuti ad amministrazioni pubbliche o enti nonché dei pagamenti delle somme dovute a soggetti privati.

 

TITOLO I – I PRINCIPI FONDAMENTALI

CAPO I – Della funzione pubblica e della vita privata

Art. 1. Il notaio deve conformare la propria condotta professionale ai principi di:

indipendenza, terzietà e imparzialità,
personalità,
qualità, diligenza ed efficienza,
lealtà fiscale e contributiva.

Il notaio deve altresì improntare il proprio comportamento, anche nella vita privata, al rispetto dei principi di integrità e correttezza.

Art. 2. Il notaio deve rispettare i doveri propri dei pubblici ufficiali, perseguendo l’interesse pubblico senza abusare della posizione o dei poteri di cui è titolare. In attuazione del principio di uguaglianza, garantisce senza discriminazioni la piena effettività dei diritti delle persone.

Il notaio non deve usare a fini privati le informazioni di cui dispone per ragioni di ufficio; deve evitare situazioni e comportamenti che possano ostacolare il corretto adempimento dei compiti della pubblica funzione notarile.

Nei rapporti con le pubbliche amministrazioni il notaio assicura la trasmissione delle informazioni e dei dati come previsto dalle vigenti disposizioni e presta la dovuta collaborazione anche ai fini di una maggiore efficacia e incisività delle attività di prevenzione e contrasto dei fenomeni di corruzione e di riciclaggio.

Art. 3. Il notaio deve astenersi dall’esercitare, anche temporaneamente o per interposta persona, le attività qualificate incompatibili con la sua funzione, come pure deve astenersi dallo svolgimento di qualunque altra attività che, per quanto non espressamente ricompresa nelle cause di incompatibilità prevista dalla legge, determini commistione tra professione e affari o possa causare pregiudizio al decoro o condizionamenti nell’esercizio della funzione notarile.

Art. 4. La prestazione notarile deve essere caratterizzata, in ogni fase e nel suo complesso, dall’intervento diretto e personale del notaio.

Art. 5. Il notaio deve svolgere con competenza e diligenza la funzione di interpretazione e di applicazione della legge e la funzione di adeguamento, ricercando le forme giuridiche di tutela degli interessi privati affidati al suo ministero, nel rispetto degli interessi pubblici; deve adempiere alla propria funzione antiprocessuale e superare le carenze di informazione, in modo da fornire una prestazione di qualità.

Art. 6. Il notaio deve curare l’aggiornamento della propria preparazione professionale mediante l’acquisizione di specifiche conoscenze in tutte le materie giuridiche che la riguardano; la specializzazione in determinate materie non può andare a scapito della complessiva competenza professionale.

Il Consiglio Nazionale del Notariato stabilisce con apposito regolamento le materie e le modalità della formazione permanente obbligatoria dei notai.

Art. 7. Il notaio deve sostenere l’onere relativo agli obblighi assicurativi per il risarcimento dei danni determinati dall’esercizio della sua attività, come pure quello relativo alla contribuzione al Fondo di garanzia per il ristoro dei danni derivanti dai reati commessi dai notai nell’esercizio della loro funzione, con le modalità previste dalle vigenti disposizioni di legge.

Ė anche tenuto alla opportuna collaborazione richiesta per la gestione di eventuali sinistri.

Art. 8. Nell’osservanza del principio di lealtà fiscale e contributiva il notaio deve provvedere regolarmente e nei termini previsti agli adempimenti fiscali e previdenziali e alle contribuzioni e tasse dovute alle istituzioni notarili.

Art. 9. Il notaio, pur nella sua più ampia discrezionalità organizzativa, svolge la sua funzione e gestisce le risorse destinate al suo ufficio secondo principi di efficienza ed efficacia in modo da garantire il corretto esercizio della funzione; la gestione delle risorse destinate al suo ufficio, pur nella logica di equilibrato contenimento dei costi, non può pregiudicare la qualità della prestazione.

Art. 10. Il notaio deve evitare la strutturale carenza di equilibrio nella gestione finanziaria dello studio.

CAPO II – Della pubblicità

Art. 11. Nell’interesse dell’utenza è consentita la pubblicità informativa.

La pubblicità è ammessa con ogni mezzo di comunicazione nel rispetto delle norme di legge.

Art. 12. La pubblicità deve essere veritiera, palese e corretta e deve consentire all’utenza una scelta informata, ponderata e razionale.

Art. 13. I contenuti pubblicitari possono riguardare caratteristiche professionali attinenti all’attività e situazioni ed elementi organizzativi fondati su dati obiettivi e verificabili e devono rispettare il segreto professionale.

Art. 14. Possono essere diffusi dati professionali, obiettivi e verificabili, quali, a titolo esemplificativo, quelli relativi a:

titoli di studio e professionali legalmente riconosciuti;
docenza universitaria o in scuole di formazione;
frequenza di master o corsi di specializzazione o perfezionamento in ambito giuridico;
svolgimento di conferenze in convegni giuridici;
proprie pubblicazioni giuridiche;
conseguimento dei crediti formativi previsti;
incarichi in organismi ufficiali del Notariato.

Art. 15. E’ ammessa inoltre la pubblicità informativa relativa a:

disponibilità di lavoro in determinati giorni e ore;
struttura organizzativa dello studio;
ubicazione e modalità di accesso allo studio;
conoscenza da parte del notaio o del personale di studio di lingue straniere.

Attesa la previsione di legge in virtù della quale il compenso deve essere sempre commisurato al grado di complessità dell’incarico e all’importanza dell’opera, non è ammessa una pubblicità che indichi compensi forfetari per categorie di atti.

Art. 16. Ė vietata la pubblicità comparativa, equivoca, ingannevole o denigratoria, comunque attuata.

Art. 17. Deve considerarsi inadempiente ai doveri imposti dai principi sopra enunciati, a titolo esemplificativo, il notaio che:

non avverta i destinatari del messaggio pubblicitario che tempi, modalità e compensi del servizio notarile dipendono dal grado di complessità dell’incarico e dalle caratteristiche dell’opera richiesta, al fine di adeguare il servizio e il compenso all’oggetto della richiesta;
indichi il costo a carico del destinatario senza distinguere, in modo chiaro e trasparente, il compenso dalle imposte, tasse, contributi e tributi che gravano sul servizio.

Art. 18. La partecipazione o collaborazione a trasmissioni o rubriche radio-televisive o giornalistiche, anche in forma di intervista, nonché a iniziative e/o manifestazioni culturali, sportive, e, comunque, aperte al pubblico (pur se comporta indirettamente occasione di notorietà professionale attraverso i mezzi di comunicazione di massa), non deve costituire strumento per la diffusione di dati diversi da quelli indicati dagli artt. 14 e 15 e deve svolgersi secondo i principi di cui all’art. 11. Qualora non occasionale, essa deve essere effettuata previa comunicazione al Consiglio Notarile di appartenenza.

Il notaio chiamato a svolgere l’esercizio delle funzioni nell’ambito di una trasmissione radio-televisiva è tenuto a limitare la sua partecipazione a quanto necessario allo svolgimento dell’incarico professionale.

CAPO III – Del luogo di attività

Sezione I – Della sede e dello studio

Art. 19. La funzione pubblica del notaio è caratterizzata dallo stretto legame con la sede a cui è assegnato al fine di soddisfare al meglio i bisogni dell’utenza.

Art. 20. Il notaio deve aprire e tenere lo studio aperto nella sede assegnatagli, apprestando strutture che, per luogo e mezzi, siano idonee ad assicurare il regolare e continuativo funzionamento dell’ufficio con un congruo orario di apertura e la custodia degli atti, registri e repertori.

Art. 21. Il dovere di assistenza personale alla sede impone una presenza costante e sistematica del notaio con modalità predeterminate e conoscibili dall’utenza, al fine di garantire un’effettiva disponibilità al servizio.

Art. 22. Il notaio deve comunicare al Consiglio notarile di appartenenza i tre giorni della settimana durante i quali adempie al proprio dovere di assistenza.

In mancanza dell’indicazione da parte del notaio compete al Consiglio Notarile la fissazione dei giorni di assistenza.

Art. 23. Il dovere di assistenza va assolto di regola per la giornata lavorativa. Tuttavia, in presenza di particolari circostanze o caratteristiche della sede, il Consiglio notarile distrettuale può consentire, su richiesta motivata del notaio, diverse modalità.

Durante il periodo di assistenza alla sede, il notaio è tenuto a limitare le proprie prestazioni fuori della sede stessa a singoli e particolari casi.

Art. 24. Adempiuti gli obblighi di assistenza alla sede, il Notaio può svolgere la propria attività anche nell’ufficio secondario.

Art. 25. Il Consiglio Notarile, per ragioni di sicurezza e di efficienza di specifici settori di attività, può consentire l’utilizzazione di locali separati dallo studio.

Art. 26. Il notaio deve indicare nell’eventuale suo sito internet e sugli altri strumenti di comunicazione eventualmente utilizzati quanto previsto dall’art. 48, secondo comma, del Regolamento Notarile.

Art. 27. I Consigli Notarili esercitano una costante specifica vigilanza sul rispetto del dovere di assistenza alla sede e si adoperano per rimuovere ogni ostacolo all’efficiente esercizio della funzione notarile.

A tal fine, valutati tutti gli altri elementi utili, i Consigli Notarili possono adottare, secondo criteri obiettivi e trasparenti, le iniziative volte a favorire la presenza dei notai, anche in modo turnario, nelle sedi vacanti, soprattutto in quelle più disagiate.

Art. 28. I Consigli Notarili, entro la fine di marzo di ciascun anno, trasmettono al Consiglio Nazionale una relazione dettagliata sulle informazioni raccolte e le iniziative intraprese.

Sezione II – Dell’ufficio secondario e del rapporto con lo studio.

Art. 29. Il Notaio può aprire un solo ufficio secondario, in conformità a quanto disposto dall’articolo 26 della Legge Notarile.

Egli è tenuto a comunicare al Consiglio Notarile di appartenenza e, se diverso, anche al Consiglio Notarile nel cui distretto territoriale ricada il Comune ove si trovi l’ufficio secondario, l’apertura e la chiusura dell’ufficio secondario, nonché i giorni in cui vi assiste.

Art. 30. Il notaio deve apprestare nell’ufficio secondario strutture proprie che, per luogo e mezzi, siano idonee ad assicurarne il regolare e ordinato funzionamento, assistendovi con le modalità di cui al precedente art. 20.

Art. 31. Rileva ai fini della violazione degli obblighi in tema di ufficio secondario la ricorrente presenza del notaio presso immobili nella sua disponibilità diversi dallo studio e dall’ufficio secondario, ovvero presso altri notai, altri professionisti, ovvero presso soggetti privati (non parti dell’atto), organizzazioni o strutture esterne al notariato, pur in assenza di apporto di mezzi da parte del notaio.

Ė indice di elusione delle norme relative all’apertura dell’ufficio secondario, la ricorrente stipula nello stesso Comune di atti presso le parti, non giustificata da esigenze oggettive.

Art. 32. Il notaio deve osservare, anche per l’ufficio secondario, le prescrizioni in materia di avviso e di tabella di cui all’art. 48 del Regolamento Notarile, segnalandolo quale ufficio secondario con specifica indicazione e riportando la precisazione della propria sede.

Art. 33. È vietato al notaio trasferire, anche occasionalmente, nell’ufficio secondario gli atti, i registri e i repertori da custodirsi presso lo studio.

CAPO IV – Delle associazioni tra notai

Art. 34. Anche al fine di conseguire e mantenere una maggiore efficienza ed efficacia del funzionamento dello studio, nel comune interesse dei notai e dell’utenza, i notai possono svolgere in forma associata la propria attività.

Art. 35. Ė consentito che i notai associati svolgano, nello studio e nell’ufficio secondario degli altri associati, purché in modo non ricorrente, attività di stipula e altre attività inerenti la funzione nel rispetto delle norme sull’assistenza alla propria sede e sull’unicità del proprio ufficio secondario.

Art. 36. I notai associati devono comunicare al Consiglio notarile di appartenenza l’esistenza dell’associazione e gli accordi costitutivi o modificativi della stessa. Tali accordi non possono comunque limitare il rispetto dei principi di cui al presente Codice, in particolare dell’indipendenza del notaio associato.

Art. 37. I notai associati, indipendentemente dai criteri di ripartizione degli utili e dalle altre regole organizzative interne, devono vigilare:

sulla corretta gestione dell’associazione;
sulla adeguatezza finanziaria e patrimoniale della stessa;
sul rispetto del principio di lealtà fiscale;
sul rispetto da parte di ciascuno degli associati delle disposizioni del Codice deontologico.

L’associazione professionale tra notai non può essere strumento di elusione dei principi e delle norme che regolano il corretto esercizio della funzione notarile, in particolare in tema di personalità della prestazione, assistenza alla sede e all’ufficio secondario e unicità dell’ufficio secondario.

TITOLO II – Dei rapporti professionali

CAPO I – Dei rapporti interni

Sezione I – Dei rapporti con i colleghi

Art. 38. Nei rapporti con i colleghi il notaio deve comportarsi secondo i principi di correttezza e collaborazione.

A titolo esemplificativo costituiscono casi di violazione dei suddetti principi:

iniziare o proseguire in prestazioni demandate o già in corso presso colleghi, senza previamente informarli e senza prestarsi per fare ad essi ottenere i compensi eventualmente spettanti;
non prestarsi, nel caso di assunzione alle proprie dipendenze di impiegati o collaboratori di altri colleghi, a concordare con questi ultimi, che lo abbiano richiesto, i tempi del trasferimento;
non prestarsi, nel caso di divergenze di opinioni o di controversie con i colleghi, a cercare tempestivamente una composizione per il tramite del Consiglio Notarile;
non informare preventivamente il collega, con la dovuta riservatezza, di possibili errori nei quali si ritenga sia incorso, evitando in tali casi di esprimere di fronte al cliente valutazioni critiche sul suo operato.

Sezione II – Dei rapporti con il Consiglio Notarile

Art. 39. Il notaio è tenuto a prestare al Consiglio Notarile Distrettuale di appartenenza la più ampia collaborazione al fine di consentire allo stesso di esercitare nel modo più efficace il potere-dovere di vigilanza e di controllo e le altre funzioni ad esso demandate dalla legge.

Art. 40. I notai sono tenuti a partecipare alle Assemblee Distrettuali.

I Consigli Notarili richiamano i colleghi all’osservanza di tale obbligo ed esercitano l’azione disciplinare nei confronti di coloro che per due anni consecutivi non siano intervenuti alle adunanze ordinarie del collegio senza giustificati motivi.

Art. 41. Il notaio è tenuto:

a comunicare tempestivamente i dati statistici relativi agli atti da lui ricevuti/autenticati richiesti dal Consiglio Nazionale nell’interesse della categoria e dell’intero Paese, l’osservanza delle normative in materia di adempimenti, l’assolvimento degli obblighi assicurativi e di contribuzione al Fondo di Garanzia;
a implementare gli eventuali Registri che venissero attivati dal Consiglio Nazionale o dai Consigli Notarili anche se non previsti da norme di legge;
a esibire o trasmettere, tempestivamente, al Consiglio Notarile Distrettuale, che ne faccia richiesta, con riferimento allo svolgimento dell’attività professionale, copie o estratti dei repertori, di atti, indici, registri, libri e documenti, anche di natura fiscale, contabile e bancaria, a fornire relazioni scritte e/o rispondere a questionari;
a informare il Consiglio Notarile Distrettuale di problemi di generale rilevanza per l’attività professionale, specialmente nei rapporti con gli uffici pubblici, astenendosi dall’intraprendere iniziative personali;
a collaborare negli accessi e nelle ispezioni, deliberati dal Consiglio Notarile Distrettuale, nel proprio studio e nell’eventuale ufficio secondario da parte del Presidente del Consiglio Notarile o dei Consiglieri a ciò delegati dal Consiglio Notarile.

Art. 42. Il notaio è tenuto a prestare collaborazione anche ai Consigli Notarili al cui Presidente spetta l’iniziativa del procedimento disciplinare ai sensi dell’art. 153 della Legge Notarile.

Sezione III – Dei rapporti derivanti dalla partecipazione agli organi di categoria e alle commissioni regionali di disciplina

Art. 43. I notai componenti degli organi di categoria devono:

agire nell’esercizio del loro ufficio con indipendenza, imparzialità e riservatezza, astenendosi in caso di conflitto di interessi;
garantire la loro costante partecipazione alle riunioni;
adoperarsi con assiduità per l’effettivo adempimento di tutti i compiti demandati a tali organi dalla legge e dalle norme deontologiche;
partecipare in modo effettivo alla vita e ai problemi della categoria e favorire il rispetto e lo spirito di colleganza fra i notai, stimolando la loro collaborazione e partecipazione;
essere disponibili al ricambio delle cariche anche nei casi non previsti dalla legge ed evitarne il cumulo

I normali rapporti tra colleghi devono rispettare i ruoli e le responsabilità che a ciascuno derivano dalle funzioni, dagli incarichi e dalle cariche ricoperte e devono essere improntati alla tutela della terzietà e dell’indipendenza reciproche. In particolare i rapporti tra i componenti dei Consigli distrettuali ed i componenti CO.RE.DI. devono escludere ogni confronto, anche solo informativo, rispetto ai fatti che sono, o che potrebbero essere in futuro, all’attenzione dell’organo di disciplina.

Sezione IV – Dei componenti i Consigli notarili distrettuali

Art. 44. I notai componenti i Consigli notarili distrettuali devono svolgere il proprio compito con responsabilità e impegno nell’interesse dell’intera categoria e devono attivarsi per rimuovere ogni ostacolo al corretto esercizio dell’attività notarile. Essi, secondo le deleghe conferite dal Consiglio e con le modalità dallo stesso indicate, devono intrattenere:

con le amministrazioni pubbliche locali, le pubbliche autorità, le altre categorie professionali e le organizzazioni sociali attive sul territorio, costanti rapporti di istituzionale e corretta disponibilità e collaborazione affinché il notariato svolga al meglio la propria funzione;
con i componenti del Consiglio Nazionale del Notariato e degli organi di rappresentanza della Cassa Nazionale del Notariato rapporti di frequentazione al fine di assicurare la massima reciproca collaborazione.

Art. 45. I Consigli Notarili e i loro Presidenti esercitano in piena autonomia l’attività di vigilanza secondo le prerogative previste dalla legge, in particolare secondo quanto previsto dagli artt. 93 e 93bis della legge notarile.

Ferme tali prerogative, al fine di consentire la migliore attuazione delle attività riservate al CNN dalla legge, e in particolare dall’art. 93bis LN, gli stessi relazionano, con la periodicità e le modalità determinate dal Consiglio Nazionale del Notariato, sugli esiti dell’attività conoscitiva svolta in materia di esercizio dell’attività notarile, anche mediante raccolta di dati, e così a titolo esemplificativo, in materia di assicurazione, Fondo di garanzia, pratica notarile, adempimenti in materia antiriciclaggio, controllo circa il rispetto della correttezza dei comportamenti nei confronti delle Agenzia delle Entrate, dei Registri delle Imprese e degli Archivi Notarili, verifica e controllo circa le attività previste dalla legge n. 302/1998, e successive modifiche, nonché nei confronti di qualunque altra amministrazione o ente con cui si hanno rapporti per l’esercizio dell’attività.

Art. 46. I Consigli Notarili, nell’ambito del loro generale potere-dovere istituzionale, esercitano l’attività di vigilanza e di controllo sui notai la cui sede o ufficio secondario si trova nei distretti di propria appartenenza, anche mediante acquisizione di informazioni dai notai, dai pubblici uffici, da soggetti privati e mediante ispezione presso gli studi notarili e gli uffici secondari, nonché mediante strumenti investigativi, nel rispetto delle norme di legge.

I Consigli Notarili offrono la massima collaborazione agli altri Consigli Notarili e agli altri Presidenti, per consentire agli stessi, nei casi previsti dalla legge, lo svolgimento dell’attività di vigilanza ed eventualmente l’esercizio dell’azione disciplinare.

Al Consiglio Notarile cui spetta l’iniziativa del potere disciplinare in relazione al fatto commesso competono i relativi poteri istruttori.

Art. 47. Nel rispetto dell’art. 93bis della Legge Notarile, il Consiglio Nazionale del Notariato, entro il mese di giugno di ogni anno, adotta le iniziative opportune al fine di rimuovere gli ostacoli all’adempimento dei doveri dei Consigli Notarili Distrettuali nonché al fine di garantire il compiuto rispetto di quanto prescritto nel precedente paragrafo.

Sezione V – Dei rapporti con il Consiglio Nazionale del Notariato e con la Cassa Nazionale del Notariato

Art. 48. Il notaio è tenuto a comportarsi, nei rapporti con il Consiglio Nazionale e con la Cassa Nazionale del Notariato, secondo i principi di correttezza, di collaborazione e di solidarietà propri dell’appartenenza alla categoria, per consentire ad essi di perseguire nei modi più efficaci le finalità istituzionali nell’interesse generale.

In particolare il notaio è tenuto:

a) nei rapporti con il Consiglio Nazionale del Notariato:

a prestare la collaborazione richiesta;
ad astenersi da iniziative personali o interventi presso autorità o pubblici uffici che possano interferire con l’attività del Consiglio stesso;

b) nei rapporti con la Cassa Nazionale del Notariato:

a indicare in modo preciso, obiettivo e veritiero i dati e le condizioni generali richiesti per l’ottenimento dalla stessa di contributi, assegni e provvidenze economiche in genere (ad es. disagio economico, stato di bisogno, frequenza allo studio) e per fare percepire alla stessa le contribuzioni ad essa spettanti;
a ricercare preventivamente con la Cassa soluzioni extragiudiziali nel caso di contrasti che per loro natura lo consentano;
ad annotare a repertorio gli importi in base alla natura dell’atto e secondo i parametri ministeriali vigenti ai fini dell’esatto versamento della Tassa Archivio e dei contributi agli organi istituzionali di categoria.

In generale a comunicare tempestivamente ai predetti Enti nazionali i dati, i documenti e le informazioni in genere che gli siano richiesti, anche con carattere di periodicità.

Sezione VI – Dei rapporti con le assicurazioni di categoria.

Art. 49. Il notaio è tenuto a fornire al Consiglio Nazionale del Notariato e alla compagnia di assicurazione fattiva collaborazione, con invio di esaurienti e veritiere relazioni, documenti e quanto altro possa occorrere, evadendo con puntualità ogni richiesta inoltrata dagli uffici preposti alla valutazione della pratica.

A uguale collaborazione è tenuto il notaio in relazione alle forme assicurative gestite dalla Cassa Nazionale del Notariato.

Sezione VII – Dei rapporti con praticanti, tirocinanti, collaboratori e dipendenti

Art. 50. Nei rapporti con i praticanti il notaio è tenuto a prestare in modo disinteressato il proprio insegnamento professionale e a compiere quanto necessario per assicurare loro l’effettivo adempimento della pratica notarile, nel modo prescritto dalla legge; particolare cura egli deve porre per l’insegnamento delle norme fondamentali della professione e dei principi di deontologia professionale.

Art. 51. Il notaio presso il cui studio è eseguita la pratica provvede a trasmettere semestralmente al Consiglio Notarile apposita relazione scritta predisposta dal praticante e sottoscritta anche dal notaio, dalla quale risultino con chiarezza e completezza la sua frequenza in studio, le questioni di diritto più importanti affrontate durante l’attività dello studio, gli atti ai quali abbia assistito e quelli alla cui preparazione abbia contribuito e le altre attività di formazione generale in vista del concorso notarile e funzionali all’esercizio della professione.

Art. 52. Il notaio deve prestare la massima cura per formare il tirocinante a esercitare la funzione pubblica con le necessarie qualità professionali ed etiche.

In particolare il tirocinante deve avere la possibilità di partecipare a tutte le fasi relative alla stipula dell’atto e relativi adempimenti e assistere alla indagine della volontà delle parti effettuata dal notaio.

Art. 53. Nei rapporti con i collaboratori e i dipendenti il notaio è tenuto ad assicurare loro condizioni di lavoro moralmente ed economicamente soddisfacenti, avendo cura della loro formazione professionale.

In particolare il notaio deve evitare di coinvolgere, se non in casi eccezionali, i propri collaboratori e dipendenti quali procuratori in atti da lui ricevuti o autenticati nonché quali attestanti in atti di notorietà o fidefacienti.

CAPO II – Dei rapporti esterni

Art. 54. – Nei rapporti con gli uffici pubblici, le istituzioni e i professionisti di altre categorie il notaio deve comportarsi secondo i principi di indipendenza e di rispetto delle rispettive funzioni e attribuzioni.

In particolare nei rapporti con gli uffici pubblici e con le istituzioni il notaio è tenuto:

a rispettare le funzioni che le persone preposte sono chiamate a esercitare, offrendo, se necessario, la propria disinteressata collaborazione nel limite della chiara distinzione delle rispettive competenze e attribuzioni e a pretendere nel contempo da essi la puntuale esplicazione dei loro doveri e il rispetto della funzione notarile;
ad astenersi dall’utilizzare in qualunque forma, per lo svolgimento della propria attività, la collaborazione dei dipendenti degli uffici pubblici e delle istituzioni e a non trarre vantaggio in alcun modo dai personali rapporti in cui possa trovarsi con essi.

Il Consiglio Notarile svolge controlli, anche in collaborazione con i responsabili degli uffici pubblici e delle istituzioni, al fine di garantire il rigoroso rispetto delle norme che precedono.

TITOLO III – DELLA PRESTAZIONE

CAPO I – Dell’incarico

Sezione I – Dell’astensione

Art. 55. Oltre a quanto previsto dalla legge per i casi di irricevibilità degli atti, il notaio deve astenersi dal prestare il proprio ministero quando dell’atto siano parte società o enti dei quali egli stesso o suo associato sia componente dell’organo amministrativo, anche senza rappresentanza, o rivesta la qualità di componente di organi di sorveglianza o controllo, ovvero sia, direttamente o indirettamente anche per interposizione fiduciaria, socio (salvo che si tratti di società ad azionariato diffuso o di società ad essa comunque collegata, o da questa controllata).

Il dovere di astensione sussiste anche se nella medesima situazione si trovino parenti in linea retta, fratelli, coniuge o soggetti con cui esiste un rapporto di convivenza registrato o di unione civile.

Sezione II – Della formalizzazione dell’incarico

Art. 56. Il notaio invita il cliente a concludere, per iscritto o in forma digitale, il contratto di prestazione d’opera professionale, che deve contenere:

il conferimento e l’accettazione dell’incarico;
il contenuto, i termini, le modalità di esecuzione e l’indicazione del grado di complessità dell’incarico;
la misura del compenso (anche per l’ipotesi di mancata stipulazione dell’atto), che deve essere adeguata all’importanza dell’opera e determinata mediante indicazione analitica anche di tutte le voci di costo, spese, oneri, contributi e I.V.A;
l’indicazione dei dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attività professionale.

Sezione III – Del preventivo

Art. 57. Prima del conferimento dell’incarico, il notaio è tenuto a rilasciare preventivi di massima solo dopo un esame, anche sommario, della documentazione pertinente il caso cui il preventivo si riferisce; tale preventivo di massima deve indicare la misura del compenso, adeguata all’importanza dell’opera e determinata mediante indicazione analitica anche di tutte le voci di costo, spese, oneri, contributi e I.V.A..

Non è ammessa l’adesione del notaio a servizi di operatori economici, attivi sul mercato dei preventivi notarili, che non consenta il rispetto dei suddetti principi rinvenienti da disposizioni di legge.

E’ fatta salva la possibilità di fornire al cliente generiche informazioni sui costi di atti notarili.

Sezione IV – Dello svolgimento  dell’incarico

Art. 58. Nell’ambito dei generali doveri di indipendenza e imparzialità il notaio deve astenersi, nella fase di assunzione dell’incarico professionale, da comportamenti che possano condizionare la sua designazione che deve essere rimessa al libero accordo delle parti.

Art. 59. Il notaio, prima di assumere l’incarico, è tenuto a informare tutte le parti del loro diritto di designare il notaio, in particolare le controparti (consumatori) di soggetti imprenditori (ad esempio costruttori e banche) e le parti presentate al notaio da intermediari immobiliari o creditizi.

Art. 60. Viola i doveri di indipendenza e di imparzialità il notaio che:

conferisce al procacciatore, con qualunque mezzo, l’incarico, sia a titolo gratuito sia a titolo oneroso, di procurargli clienti o comunque si serve della sua opera per indurre persone a sceglierlo;
tiene comportamenti atti a concentrare su di sé designazioni relative a gruppi di atti riconducibili a una medesima fonte (ad esempio, agenzie, banche, enti, ecc.) o acquisisce flussi di lavoro con modalità tali da comportare per l’utente un maggior costo della prestazione notarile o tali da determinare comunque benefici, anche non economici, a favore di soggetti terzi;
si avvale della collaborazione anche non onerosa di Enti o Uffici il cui contatto con il pubblico possa favorire forme di sviamento o procacciamento di clienti;
svolge ricorrenti prestazioni presso soggetti terzi, organizzazioni o studi professionali.

Art. 61. Viola in particolare i doveri di indipendenza e di imparzialità il notaio che, subentrando a qualsiasi titolo nello studio (sede o ufficio secondario) del notaio cessato, trasferito o defunto e quali che siano le modalità negoziali utilizzate, si avvalga di attività di procacciamento della clientela derivante dalla frequentazione di tale studio da parte del notaio cessato.

Viola altresì i medesimi doveri il notaio che, a seguito del subentro, utilizzi strutture e risorse che non siano nella propria totale disponibilità e non siano da lui stesso personalmente organizzate, ovvero consenta ingerenze nell’organizzazione e nella gestione dei rapporti con clienti, dipendenti e collaboratori di qualunque tipo e/o nella gestione economica e finanziaria.

CAPO II – Della esecuzione

Sezione I – Della personalità, qualità e segretezza

Art. 62. L’esecuzione della prestazione del notaio è caratterizzata dal rapporto personale con le parti.

Il notaio, anche quando è chiamato ad autenticare le firme nelle scritture private, indaga personalmente la volontà delle parti in modo approfondito e completo, mediante domande e scambio di informazioni intese a ricercare e prospettare le soluzioni giuridiche più coerenti con la determinazione volitiva.

Tale attività, di norma, è svolta nella fase che precede la stipula; tuttavia, in relazione alla particolare caratteristica dell’atto, può essere effettuata anche durante la fase della stipula, purché sempre in modo approfondito e completo.

Art. 63. La personalità della prestazione è caratteristica essenziale della funzione notarile sia con riferimento alle varie fasi in cui essa si svolge sia con riferimento all’organizzazione dello studio.

La facoltà di avvalersi di collaboratori non può pregiudicare la complessiva connotazione personale che deve rivestire l’esecuzione dell’incarico professionale.

Art. 64. Nella fase che precede la stipula:

l’attività istruttoria, se non svolta direttamente, deve comunque essere effettuata sotto la direzione e attraverso un diretto e personale controllo del notaio;
il notaio, sotto la propria direzione e responsabilità, cura la compilazione dell’atto nel modo più congruente all’accertata volontà delle parti.

Art. 65. Nella fase della stipula il notaio:

accerta personalmente l’identità delle parti utilizzando tutti gli elementi a ciò necessari e con prudente esame dei documenti di identificazione;
legge e spiega il contenuto dell’atto in modo esaustivo e fornisce le opportune informazioni sulle attività svolte e da svolgere, tenendo conto delle competenze delle parti;

Art. 66. Nella fase degli adempimenti successivi alla stipula:

la corrispondenza tra i dati riportati nell’atto ricevuto o autenticato e quelli che vengono inseriti nei Registri è responsabilità personale del notaio ed è rivolta specialmente alla realizzazione dell’interesse pubblico dell’affidabilità dei Registri stessi;
il notaio controlla personalmente e direttamente le formalità dipendenti dall’atto anche quando la materiale predisposizione è affidata a suoi dipendenti o diretti collaboratori o a dipendenti e collaboratori di associazioni notarili di cui egli faccia parte, purché rispettose delle previsioni dell’art. 37 e tali da garantire che ciascun associato conservi sostanziale controllo sull’intero procedimento riguardante il proprio atto, mantenga la diretta responsabilità della spedizione e assicuri l’esecuzione delle formalità con il cliente o comunque derivanti dalla natura dell’atto.

Il notaio assicura, comunque, l’esecuzione delle formalità con i mezzi del proprio ufficio qualora ciò non sia possibile per il tramite dell’associazione notarile di cui è parte.

L’esternalizzazione degli adempimenti dipendenti dall’atto è consentita in casi eccezionali e comunque transitori.

Il notaio garantisce che vengano rispettati i principi di riservatezza e la tempestività degli adempimenti.

Il notaio deve infine evitare:

di valersi della collaborazione di persone che esercitano abusivamente o comunque in modo illegittimo la loro attività;
di favorire in qualsiasi modo diretto o indiretto l’attività di soggetti o organizzazioni che, di fatto, svolgono abusivamente attività notarile o forniscano servizi professionali o commerciali che interferiscano, in qualunque modo, con i principi di indipendenza, imparzialità, terzietà, personalità, qualità, correttezza e diligenza di cui al presente codice deontologico.

Art. 67. Nell’adempimento dei doveri connessi all’esecuzione della prestazione, il notaio è tenuto a svolgere, anche nell’autenticazione delle firme nelle scritture private, in modo adeguato e fattivo le seguenti attività:

informare le parti sulle possibili conseguenze della prestazione richiesta, consigliando professionalmente le stesse anche con la eventuale proposizione di impostazioni autonome rispetto alla loro volontà e intenzione;
proporre la scelta del tipo negoziale più adeguato alle decisioni assunte dalle parti, svolgendo le richieste attività preparatorie e dirigendo quindi la formazione dell’atto nel modo tecnicamente più idoneo per la sua completa efficacia e per la stabilità del rapporto che ne deriva;
dare alle parti i chiarimenti richiesti o ritenuti utili a integrazione della lettura dell’atto per garantire loro il riscontro con le decisioni assunte e la consapevolezza del valore giuridicamente rilevante dell’atto, con speciale riguardo a obblighi e garanzie particolari e a clausole di esonero o limitative di responsabilità,
prestare alle parti la propria assistenza con diligenza e impegno professionale, se necessario anche dopo il perfezionamento dell’atto;
adoperarsi per la rettifica di errori, inesattezze od omissioni nei propri atti; qualora quanto sopra sia riconducibile a responsabilità del notaio la prestazione deve essere gratuita con assunzione delle spese da parte del notaio stesso; qualora errori od omissioni non siano riconducibili al notaio, egli sarà comunque tenuto a una fattiva collaborazione per la stipulazione di atti rettificativi.

Art. 68. Configura inosservanza ai principi di personalità e qualità l’esecuzione delle prestazioni secondo comportamenti frettolosi o compiacenti non adeguati alla diligenza del professionista avveduto e scrupoloso, quali, a titolo esemplificativo:

* la mancata indagine sui poteri di rappresentanza, sulla legittimazione delle parti, sul rispetto delle norme del diritto di famiglia e del diritto internazionale privato;

* l’utilizzo di clausole di dispensa limitatrici dell’incarico professionale ai fini della limitazione della responsabilità;

* l’omissione di comportamenti cui si è tenuti personalmente;

* l’offerta di servizi non connessi all’esercizio dell’attività notarile (ad esempio, finanziamenti e anticipazioni di somme);

* l’offerta di garanzie particolari di esito favorevole di pratiche presso uffici fiscali, banche, enti pubblici e simili;

* la rinuncia a richiedere o la documentazione dovuta per legge o comunemente ritenuta necessaria (ad esempio, catastale, urbanistica, anagrafica e di stato civile) per il corretto ricevimento dell’atto.

Art. 69. Nell’esercizio della sua attività il notaio è tenuto al rigoroso rispetto del segreto professionale con riguardo alle persone che ricorrono alla sua opera, al contenuto della stessa e a tutto ciò di cui sia venuto a conoscenza nell’esecuzione della prestazione, sia per il tempo della stessa che successivamente.

Egli è altresì tenuto a fare quanto necessario a che tale prescrizione sia rispettata dai suoi dipendenti e collaboratori.

Art. 70. – Il ricevimento dell’atto notarile non autorizza il notaio a renderne nota ai terzi l’esistenza e il contenuto, se non su espressa e specifica richiesta e nei limiti delle risultanze dell’atto e degli adempimenti ad esso connessi.

Sezione II – Della imparzialità

Art. 71. – Nell’esecuzione della prestazione il notaio deve tenere un comportamento imparziale, mantenendosi in posizione di equidistanza rispetto ai diversi interessi delle parti e ricercandone una regolamentazione equilibrata e non equivoca, che persegua la finalità della comune sicurezza delle parti stesse.

Sezione III – Della lealtà fiscale

Art. 72. Configurano distinte fattispecie di inosservanza al principio di lealtà fiscale, oltre che violazioni delle regole di leale concorrenza, a titolo esemplificativo, i seguenti comportamenti:

la mancata specificazione di tutte le voci di costo (comprensive di spese, oneri e contributi) e dei compensi;
l’esposizione di compensi imponibili nelle anticipazioni non imponibili;
la mancata o irregolare emissione di fatture;
la tassazione degli atti in maniera difforme rispetto a interpretazioni non controverse di norme fiscali.

CAPO III – Dell’atto notarile

Art. 73. L’atto pubblico costituisce la forma primaria e ordinaria di “atto notarile” che il notaio deve generalmente utilizzare nella presunzione che a esso le parti facciano riferimento quando ne richiedono l’intervento, se non risulti una loro diversa volontà e salvo la particolare struttura dell’atto.

La scrittura privata tenuta a raccolta viene letta dal notaio alle parti, salva espressa dispensa delle parti stesse. Nell’autentica il notaio fa menzione della lettura o della dispensa dalla stessa. La reiterata presenza della clausola di esonero è indice di comportamento deontologicamente scorretto.

Art. 74. Per soddisfare le esigenze di chiarezza e completezza il notaio deve curare che dal testo dell’atto normalmente risultino:

la completa qualificazione giuridica della fattispecie, con indicazione dei più rilevanti effetti che ne derivano per diretta volontà delle parti o in forza di legge o quale espressione di usi contrattuali (a esempio, clausole di garanzia, responsabilità);
le indicazioni necessarie per l’inquadramento dell’atto nella vicenda giuridico-temporale su cui opera (a esempio, titoli di provenienza e atti direttamente connessi; formalità pregiudizievoli; servitù; vincoli di disponibilità);
gli elementi utili per individuare con esattezza i beni e i diritti in oggetto, in modo da offrirne la chiara e non equivoca percezione, anche con allegazione di documenti grafici (a esempio, confini non generici; riferimenti catastali per frazionamenti, dichiarazioni e variazioni; allegazione di planimetrie);
le indicazioni relative alla natura degli atti e documenti che si rende necessario richiamare, precisando gli estremi per una loro diretta conoscenza.

Nell’autentica e nel repertorio deve indicarsi il luogo del Comune nel quale l’atto è autenticato.

Negli atti conservati a raccolta, pubblici o autenticati, deve essere indicata l’ora di sottoscrizione.

Art. 75. La stipula di atti presso le parti deve rispondere a esigenze specifiche e oggettivamente riscontrabili delle parti stesse.

L’attività svolta in maniera non occasionale presso le parti al di fuori dei casi di cui al primo comma o presso luoghi pubblici o aperti al pubblico è indice di compromissione del decoro e del prestigio della funzione notarile e dei doveri di riservatezza e imparzialità.

CAPO IV – Delle dismissioni

Art. 76. Nell’ipotesi di rilevanti fenomeni di vasta contrattazione, riguardanti il patrimonio di enti pubblici o degli enti ad essi assimilati (c.d. privatizzazioni o dismissioni), i Consigli Notarili Distrettuali, in accordo con detti enti, al fine di realizzare il superiore interesse pubblico che caratterizza detti fenomeni e un effettivo beneficio per i consumatori, organizzano l’assunzione e la distribuzione degli incarichi – tra i notai che si sono dichiarati disponibili e in applicazione di criteri di trasparenza e turnazione – secondo le linee guida del Consiglio Nazionale del Notariato, facendo salva la facoltà del singolo acquirente di designare tempestivamente altro notaio.

Art. 77. In relazione all’obbligo per il notaio di accettare incarichi ed effettuare prestazioni anche se di
particolare scomodità e/o di modico interesse economico (quali atti da ricevere o stipulare in località distanti o scomodamente accessibili, in ospedali, case di ricovero per anziani, istituti di pena, ecc.), è attribuita ai Consigli Notarili specifica potestà per assumere iniziative al riguardo (accogliere richieste in tal senso dall’utenza, indicare i colleghi che dovranno soddisfarle attraverso criteri di competenza per zone e/o di rotazione tra tutti i notai del Distretto).

CAPO V – Dell’affidamento di somme e della separazione contabile

Art. 78. Le somme versate al notaio nell’esercizio della sua funzione devono essere gestite separatamente dal patrimonio personale del notaio; a tal fine i conti correnti di studio devono essere distinti dai conti personali.

L’obbligo di separazione contabile sussiste anche per le prestazioni per le quali il notaio sia delegato dall’autorità giudiziaria e per tutte le altre somme al medesimo affidate dalle parti.

Art. 79. Il notaio che, in relazione o meno agli atti stipulati e da stipulare e indipendentemente dall’obbligo di annotazione nel registro previsto dall’art. 6 legge 22 gennaio 1934, n. 64, riceve un incarico che importa l’affidamento di somme di denaro, dovrà svolgerlo con la massima diligenza e trasparenza.

A tal fine, nell’atto o in un documento separato col quale viene conferito al notaio l’incarico, debbono essere chiaramente indicati:

il contenuto, le modalità e i tempi di adempimento dell’incarico;
le somme o i valori affidati (denaro contante, assegno bancario – che presenti tutti i requisiti previsti dalla normativa vigente ed informate le parti sulla natura e sull’efficacia di detto titolo – o circolare all’ordine del notaio o di una delle parti, bonifico sul conto corrente bancario del notaio, consegna di titoli di credito, etc.) – – le modalità di impiego delle somme o valori nelle more dell’adempimento dell’incarico (libretto di risparmio, conto corrente bancario separato da quello dello studio o personale del notaio, dossier titoli, e comunque in modo tale da assicurare la separazione contabile dal patrimonio del notaio, etc.);
la sorte degli interessi;
la misura del compenso dovuto al notaio;
l’esatta individuazione dei soggetti ai quali devono essere versate le somme con la espressa previsione che la consegna di esse (sia nel caso di mancato adempimento, sia nel caso in cui l’incarico consista proprio nella consegna ad un determinato soggetto quando si sia o non si sia verificato un determinato evento, sia nel caso in cui adempiuto l’incarico residui un quid da consegnare ad un determinato soggetto) debba essere fatta alla presenza delle parti concordate; tale previsione potrà essere omessa nel caso in cui la consegna di una somma sia dovuta inequivocabilmente al verificarsi di un evento, oggettivamente controllabile.